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多摩大学 総務課 福中 裕之 様、黒瀬 洋 様インタビュー
「運用フローは変えず、誰でも簡単に使えるものが欲しかった」


東京都多摩市に本拠地を置く多摩大学様は、今を生きる時代についての認識を深め、課題解決能力を高めること、少人数教育で豊かなコミュニケーションを通じて育てる意志を「現代の志塾」という教育理念に込めて、教育・研究・社会貢献に取り組んでいます。

「タイムカード・メーカー」と「タイムカード・タッチ」の管理者であり、全職員の勤怠管理を担当する、総務課の福中 裕之 さんと黒瀬 洋 さんにお話しを伺いました。

多摩大学 総務課 黒瀬 洋 様(左)と、福中 裕之 様(右)

ファイブクリック(以下、FCL):以前の勤怠管理の業務はどのようにしていたのですか?

福中さん:前は他社のタイムカードのシステムを導入していました。しかし、各個人が勤務表を閲覧することができないため、毎月全職員分の勤務表を紙に出力し、配布して確認作業を行っていました。

FCL:タイムカードのシステムがあったのに手間がかかっていたのですね。では、一番困っていたことは何ですか?

福中さん:以前のシステムは、一人の管理者しか全職員の勤怠状況を見ることができませんでした。その人の代わりに誰かが勤怠管理業務をすることができなかったんです。当たり前ですが、上長も部下の勤務状況を知りたいですし、複数名で勤怠管理ができるようにしたいと思いました。


FCL:グループウェアは使っていましたか?

黒瀬さん: サイボウズ Office のパッケージ版を使っていました。主に使っている機能はスケジュール、ファイル管理、施設予約などです。「タイムカード・メーカー」、「タイムカード・ タッチ」の導入を検討していたとき、サイボウズ Office のクラウド版への移行も視野にいれました。

FCL:「タイムカード・タッチ」導入の際、ご要望の1つにICカードリーダー内蔵のタッチパネル式PCなどで打刻をしたいというお話をいただきました。それはどうしてですか?

福中さん:以前使っていたシステムがタッチパネル式だったので、ユーザー側の運用フローをなるべく変えないように、誰にでもわかりやすく簡単に使えるものを探していました。

 

(※写真右:執務室のドア横に設置しているタッチパネル式PC)

FCL:「タイムカード・メーカー」と「タイムカード・タッチ」の導入を決めた理由は何ですか?

黒瀬さん: ユーザー側で言えば、既に業務で使っているサイボウズ Office のタイムカード機能を使うことで、各自が自分の勤務時間を閲覧できることです。管理者側の運用フローで言えば、今まで使っていた勤務表を使いたかったの で、「タイムカード・メーカー」にこれまでの勤務表をカスタマイズできることがポイントです。そして費用面でも低コストで導入できることが大きな理由でも あります。

FCL:導入後、業務に変化はありましたか?

黒瀬さん:導入前は、毎月の勤務表を手で修正してから集計していたので、人的ミスが多かったです。「タイムカード・メーカー」を導入してからは、勤務表の集計作業はとても楽になり、ミスが無くなりました。


FCL:福中さん、黒瀬さん、ありがとうございました。

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 所在地:〒東京都多摩市聖ヶ丘4-1-1 (多摩キャンパス)
 設立:1989 年
 URL:http://www.tama.ac.jp/
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