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株式会社 樋口商会 酒井 謙太 様、瀬川 佳史 様、向後 優子 様インタビュー

“人的ミス”ゼロを目指し、アナログに近い管理体制からの脱却に向けて、管理部門が動き出した。

石油産業、医薬品産業、食品産業、産業用光源の総合商社として90年の歴史を誇る樋口商会様は、15年ほど前にサイボウズ Office パッケージ版を使い始め、その後、ガルーンのクラウド版へ移行されたサイボウズユーザーです。

 

今回、ガルーン連携の「FCL勤怠管理システム」の導入について
経営管理部の酒井さん、向後さん、業務部の瀬川さんにお話を伺いました。

ファイブクリック(以下、FCL):「FCL勤怠管理システム」を知ったきっかけを教えてください。

瀬川さん:当時、勤怠の集計業務をひとりで行っていたのですが、サイボウズ社に勤怠管理でやりたいことを問い合わせしてみたら、こういうものがありますよとファイブクリックの勤怠管理システムを知りました。

FCL:勤怠管理の担当者はひとりだったのですか?

瀬川さん:私ひとりでした。従業員はガルーンのタイムカードで打刻、ワークフローで各種申請はしていたものの、その情報を私がExcelに入力しチェックします。集計用Excelは(Excelが得意な)別の部署の従業員が作ってくれたもので、これをメンテナンスするのもままならない状態でした。データ作成が終わると給与計算を委託している社労士に勤怠データを渡すため、毎月勤怠締日後の2~3日はとても大変でしたね。

 

     コーポレート本部 業務部 瀬川 佳史 様

FCL:ガルーンのアプリケーションを活用されているのは素晴らしいのに、その先の勤怠管理が急に手作業になっていますね。
問題点は抱えていたのに運用の見直しは検討しなかったのですか?

酒井さん:見直しをしようという思いはあったのですが、なかなか踏み切れなかったんです。例えば、勤怠管理のシステム化によって従業員のルーチンを大きく変えたくなかったというのも理由の1つです。

FCL:勤怠関連の他社製品やサービスとの比較検討に数カ月を要していますね。

酒井さん:社内で新たな販売・貿易・会計のERP導入を予定していたので、人事業務も同じERPパッケージの方が良いのではないかという話もありました。1つのシステムに統合するのは非常に魅力的です。しかし、弊社では給与計算を社労士へ委託しているため、実質、勤怠管理の為だけに統合するとなると、サイボウズガルーンの打刻やワークフローでの各種申請の運用方法を全て変更しなければならなくなります。従業員への告知・レクチャーなど、会社として導入時の手間がかかることもありますが、そもそも従業員に運用方法が変わることでの負担を懸念していました。

FCL:訪問時にデモンストレーションをいたしました。「FCL勤怠管理システム」の印象はどうでしたか?

酒井さん:ガルーンの機能が拡張したというイメージでした。新たに覚えることが少なく、従業員の負担も少ないと感じました。

     コーポレート本部 経営管理部 酒井 謙太 様

FCL:一般的に管理部門はコストセンターですが、勤怠管理の導入ではまとまった費用が必要になります。どのように社内稟議の際、苦労されたこと、ポイントにしたことなどありましたか?

酒井さん:まずは「働き方改革法案」の後押しが大きい、承認を通しやすかったと思います。次に、システム導入前の管理体制の問題点を経営陣と共有できていたこと、さらに、当時かかっていた労務コストと、勤怠管理システム費用を比較検討し、導入により充分コスト削減に繋げることができると判断できた為、スムーズに社内承認を得ることができました。

FCL:契約~本稼働まで半年、スケジュールについて長かったですか?

酒井さん:実際に導入し、振り返ってみると決して長くはなかったです。勤怠管理はルールの考え方、実際の運用を考慮し、1つ1つ解決していかなければならないので、それには半年という期間が丁度良かったと思います。

FCL:導入後のお話をお聞かせください。前任の瀬川さんからバトンを引継ぎ、新しく勤怠管理担当者となった向後さん、いかがですか?

向後さん:導入した直後は、従業員からの操作の問い合わせの対応をしました。そもそもガルーンのタイムカードの打刻もワークフローも変わっていないですが、システム化により、増えた操作と減った操作があります。
たとえば、以前は有休申請してもスケジュールは別に登録が必要でしたが、「FCL勤怠管理システム」のワークフロー連携で出勤簿への自動登録だけでなく、ワークフローのスケジュール連携でスケジュールにも自動登録され、わずらわしさが減りました。トータル的に考えて、従業員の負担にはなっていないと思います。

     コーポレート本部 経営管理部 向後 優子 様

酒井さん:管理側の目線でみると勤怠管理データがいつでも簡単に取り出せるのは便利です。各部門の管理職がマネジメントを行う上で、必要だと思われる情報は毎月データ作成し共有しています。

FCL:その目的は何ですか?

酒井さん:勤怠データにて特定の従業員に負荷が掛かっていないか、有給休暇の消化状況など、管理職が定量的に部下の状況を認識できる為です。このデータは今後の人員計画の際にフィードバックしていきたいと考えています。


樋口商会の皆さま、ありがとうございました。

(取材:2019年11月)

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 株式会社 樋口商会 様

 所在地:東京都港区港南二丁目16番2号 太陽生命品川ビル 10階
 創業:1927年1月
 URL:https://www.higuchi-inc.co.jp/
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