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ミドリ安全用品株式会社 坂口 良太 様、中川 貴史 様、桑原 典子 様、金子 智子 様インタビュー
部門や立場を超えたチームで取り組む。グループウェア ガルーンと勤怠管理システムの同時導入！
ミドリ安全用品株式会社は、安全衛生保護具の製造および販売を行っているミドリ安全株式会社のグループ企業として、おもに、働く人々の安全を守る10万アイテムにも及ぶ商品の調達を担っている企業です。
今回、グループウェア導入と同時に「FCL勤怠管理システム」「タイムカード・タッチ」を導入しました。この大きなプロジェクトを進められた常務取締役の坂口さん、業務管理部の中川さん、総務部の桑原さん、金子さんにお話を伺いました。
ファイブクリック（以下、FCL）：はじめに、ガルーン導入のきっかけについて教えてください。
中川さん：元々グループウェアは使っていなかったので、スケジュールや社内のファイルなどがバラバラに管理されていました。このままだといけないと思い、色々調べていくうちに、サイボウズのグループウェアは使いやすいとの評判を聞き、ガルーンが候補にあがりました。
FCL：サイボウズ社以外のグループウェアも検討されたのではないですか？
坂口さん：最終的に2つまで絞り込みましたが、ガルーンは直感的に使いやすそうだったんです。私が簡単に操作できれば従業員全員使えるはず、私が基準なんですよ（笑）。ガルーンは日本人に合うグループウェアだと率直に感じました。
FCL：グループウェア導入の検討と同時に勤怠管理のシステム化も考えられていたのですか？
坂口さん：給与計算、有休管理、残業計算など管理されているようにみえて管理されていない部分があり、従業員から「管理が大変」という声を以前から聞いていました。
桑原さん：勤怠管理はかなりアナログで、出勤簿はありましたが押印するだけ、残業はExcelに入力、各種申請は紙、有給休暇は手計算、それをチェックし、集計するのが私たち総務経理課の仕事でした。
坂口さん：この状態では業務効率が悪い上に、人件費が増えるだけです。それならばグループウェアと一緒に勤怠システムも導入しようと思いました。グループウェアを採用する際、勤怠管理を連動させるというのが大きな方針でもあったんです。
常務取締役 坂口 良太 様
桑原さん：勤怠管理の業務は改善したいと思っていましたが、なかなか実現できずにいました。システムのことは正直よくわからないと思っていましたし、アナログな運用もルーチン化してしまうと何となく当たり前になっていました。そこへ業務管理の方の提案によって私たちの背中を押してくれたこと、さらに坂口常務が現状をしっかり把握してくれたこと、これは大きな力になりました。
業務管理部 中川 貴史 様
FCL：私が一番最初に御社へ伺ったのは、サイボウズの営業担当の方から同行依頼があり、「FCL勤怠管理システム」と「タイムカード・タッチ」の説明とデモンストレーションを行いました。その時の印象はどうでしたか？
中川さん：ガルーンのワークフローを使うことで申請がペーパーレスになり、「タイムカード・タッチ」を使ってICカードでのタイムカードに打刻ができるのは魅力を感じました。その打刻情報から勤務時間、残業時間などを自動集計、休暇取得状況などが瞬時に確認できるため、非常に便利だと思いました。
FCL：他社の勤怠管理システムと比較されてどうでしたか？
中川さん：サイボウズ社にも問い合わせてみましたが、ガルーン連携は「FCL勤怠管理システム」だけ、こまわりが利いていて、実運用後もカスタマイズもできるのが良いと思いました。
FCL：導入までに数回、直接ミーティングをさせていただきました。そのときも、取締役、業務管理部、総務部と総勢7名が勢ぞろい、スケジュールの合う限り、全員参加されてました。これは珍しいことだと思います。
中川さん：最終的な意思決定をする取締役、全体的な目線で意見とシステム設定などの情報を確認をする業務管理部、実際の勤怠管理担当の総務部、各々が自分の役割を果たし、足りない部分は他のメンバーが補うことで情報共有になります。
FCL：そうですね、担当者だけでは決断できないことも、その場でディスカッションし、決断できる役者が揃っているというのは強いです。私もお話しを進める過程で非常に助かりました。
FCL：ファイブクリックでは勤怠管理システムを導入するお客様とのやりとりに kintone を使っています。細かい仕様の確認、不具合報告、タスクなどをkintone のゲストスペースを使っての情報共有、このような進め方はどうでしたか？
桑原さん： kintone の操作に慣れるまではかなり大変でしたが、全ての記録が残るのといつでもやり取りの経緯が確認できるので非常に便利でした。1つ1つのタスクに対して、コメントが入れられるのがとてもよかったです。
FCL：契約～本稼働まで半年、スケジュールは長かったですか？
中川さん：やることはたくさんありましたが、終わってしまうとあっという間だと感じています。本運用前のテスト期間では、これまでの紙の運用とシステムを併用するなど、十分なテスト期間があったので総合的に考えても妥当だと思います。
総務部 総務経理課 桑原 典子 様
FCL：導入直前、従業員の皆さんの反応はどうでしたか？
金子さん：社内説明会に向けて準備を進める中、システム化に苦手意識がある従業員に向け、資料に具体的なメリットを書くなど、勤怠管理のシステム化への理解をしてもらえるようにしました。以前よりシステム化のことは従業員の耳も入っていたので期待が高まっていたと思います。運用前のテスト期間中、「紙の運用はいつ終わるのか？」とか「早く本運用にしてほしい」と言われ、従業員の反応はとてもよかったと思います。
FCL：導入後のお話をお聞かせください。
桑原さん：身近なところでは有休取得が積極的になった感じがします。自分の有給消化状況や残数が一目でわかるので計画的に取れるのではないでしょうか。それからICカードで出退勤の打刻ができる「タイムカード・タッチ」になり、運用が楽になったと好評です。
中川さん：管理側としては、時間外労働の上限規制が見える化、時差勤務制度のシステム化、将来を見据えた柔軟な雇用形態に対応するための勤務体系づくりができたのはよかったと思います。また、部下の出勤簿がリアルタイムでチェックできるので総務への問い合わせが不要になり、総務担当者の負担軽減になりました。
ミドリ安全用品の皆さま、ありがとうございました。
（取材：2019年11月）
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ミドリ安全用品株式会社 様
所在地：埼玉県草加市稲荷5-27-1
設立：1972年11月
URL：https://www.midori-anzen.co.jp/
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